Sisältöön    

Asiointi ministeriössä

Kirjaamo

Viralliset asiakirjat toimitetaan ministeriön kirjaamoon. Kun asiakirja on vastaanotettu kirjaamossa, asia on samalla saatettu vireille. Ministeriön kirjaamo sijaitsee osoitteessa Eteläesplanadi 16, Helsinki ja on avoinna arkisin klo 8.00-16.15. Puhelinnumero ministeriön kirjaamoon on 0295 34 2001 ja sähköposti kirjaamo@lvm.fi.

Asiakirjan katsotaan saapuneen sinä päivänä, jona se on vastaanotettu kirjaamossa. Postitse lähetetyn asiakirjan saapumispäiväksi katsotaan se päivä, jona lähetys on saapunut ministeriön postilokeroon tai ministeriöön on toimitettu ilmoitus lähetyksen saapumisesta postiin.

Kirjaamossa asiakirja rekisteröidään diaariin tai valtioneuvoston hankerekisteriin ja siirretään valmisteltavaksi asiaa hoitavalle virkamiehelle. Rekisteröinti on tärkeää oikeusturvan ja asian käsittelyn seurannan kannalta. Kun asia on ratkaistu, lähettäjälle tai hakijalle lähetetään toimituskirja (kirje, päätös tms.). Päätöksiin liitetään valitusosoitus tai ilmoitus valituskiellosta tai -kelvottomuudesta. Erikseen määrätyistä päätöksistä peritään hakijoilta niistä maksu. Maksut perustuvat ministeriön maksuasetukseen.

Viranomaisten toimintaa julkisuudessa koskevan lain mukaan kenellä tahansa on pääsääntöisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisista asiakirjoista. Lisäksi jokaisella on oikeus julkisuus- ja henkilötietolain nojalla tarkistaa itseään koskevat tiedot ministeriön rekistereistä ja asiakirjoista sekä tarvittaessa pyytää tietojen oikaisemista.

Asiakirjakopioista peritään kiinteän hinnan mukainen maksu, ja lisäksi laskutetaan erikseen asiakirjojen lähettämiskulut. Asiakirjoja ei lainata yksityisille henkilöille tai yhteisöille. Asiakirjoihin tutustuminen on mahdollista ministeriön tiloissa.

Sähköinen asiointi

Sähköpostin kautta voidaan hoitaa asioita, jotka eivät edellytä virallista allekirjoitusta. Esimerkiksi virkahakemukset, lausunnot tai tietopyynnöt voidaan lähettää sähköpostilla. Merkitse sähköpostiviestiin selkeästi nimesi, yhteystietosi ja asia, jota viesti koskee. Lähetä asiakirja ministeriön viralliseen sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@lvm.fi, josta se toimitetaan rekisteröinnin jälkeen asian käsittelijälle.

Saat vastaanottokuittauksen, kun ministeriön sähköpostijärjestelmä on vastaanottanut viestisi. Määräajat koskevat myös sähköpostin kautta lähetettyjä asiakirjoja. Jos ministeriön sähköpostijärjestelmä on ollut epäkunnossa tai poissa käytöstä, asiakirjan katsotaan saapuneen ministeriöön sinä ajankohtana, jona se on lähetetty. Tällöin lähettämisajankohdasta tulee voida esittää luotettava selvitys. Sähköisessä asioinnissa noudatetaan lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa.

Yleisluontoiset kysymykset ja palautteet ministeriön toiminnasta voi lähettää osoitteella kirjaamo@lvm.fi.

Muualla verkossa 

Arkistointi

Arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet ministeriöön sen tehtävien johdosta tai syntyneet sen oman toiminnan tuloksena. Arkistonmuodostussuunnitelma kattaa ministeriön saapuvien ja lähtevien asiakirjojen nimet, säilytysajan- ja paikan sekä rekisteröintitavan.

Arkistonmuodostussuunnitelman avulla määritellään asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehditaan asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritetään asiakirjojen säilytysarvo ja hävitetään tarpeeton aineisto. Se tukee myös ministeriön tehtävien suorittamista, asiakirjojen saatavuutta ja tutkimusta sekä edistää julkisuuslain mukaista hyvää tiedonhallintatapaa.

Ministeriön asiakirjat säilytetään seuraavasti:

  • asiakirjat vuosilta 2000-2012 liikenne- ja viestintäministeriön arkistossa,
  • vuotta 2000 vanhemmat asiakirjat Kansallisarkistossa.

Työryhmistä, komiteoista, lautakunnista, neuvottelukunnista ja lainsäädäntö- ym. hankkeista on koottu tiedot valtioneuvoston hankerekisteriin vuodesta 1998 lähtien.

Arkistoon liittyvät tiedustelut ja kysymykset voi lähettää osoitteella kirjaamo@lvm.fi