Registratur och arkiv

Officiella handlingar lämnas in till ministeriets registratur. När en handling har tagits emot på registratorskontoret anses handläggningen av ärendet samtidigt ha inletts. Ministeriets registratorskontor finns på adressen Södra esplanaden 16 i Helsingfors och är öppet vardagar kl. 8.00–16.15.

En handling anses ha inkommit till ministeriet det datum då handlingen har tagits emot på registratorskontoret. Ankomstdatum för en handling som sänts per post anses vara det datum då försändelsen har kommit till ministeriets postbox eller ministeriet har fått ett meddelande om att försändelsen har kommit till posten.

Alla handlingar registreras i ett diarium och överförs för beredning till den tjänsteman som handhar ärendet. Registreringen är viktig med tanke på rättsskyddet och uppföljningen av handläggningen av ärendet. När ärendet har avgjorts sänder ministeriet en expedition (brev, avgörande eller motsvarande) till avsändaren eller den sökande. Till avgörandet fogas en besvärsanvisning eller meddelande om besvärsförbud eller om att överklagan är ogiltig. För vissa särskilda avgöranden uppbärs av sökanden en fastställd avgift, som baserar sig på kommunikationsministeriets förordning om ministeriets avgifter.

Enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet har vem som helst i regel rätt att ta del av myndigheternas offentliga handlingar. Dessutom har var och en med stöd av offentlighetslagen och lagen om personuppgifter rätt att ta del av uppgifter i ministeriets register och handlingar som gäller en själv samt att vid behov be om en korrigering av uppgifterna.

Man kan avgiftsfritt läsa igenom handlingarna i ministeriets arkiv eller registratur under tjänstetid. För kopior uppbärs en fast avgift och dessutom uppbärs en separat avgift för handlingar som sänds per post. Handlingar lånas inte ut till privatpersoner eller sammanslutningar.

Elektroniska meddelanden

Med e-post kan man sköta ärenden som inte kräver en officiell underskrift. Du kan t.ex. skicka tjänsteansökningar, utlåtanden eller förfrågningar om information per e-post. Skriv tydligt ditt namn, dina kontaktuppgifter och det ärende som meddelandet gäller i e-postmeddelandet. Skicka handlingen till ministeriets officiella e-postadress kirjaamo@lvm.fi, därifrån den efter registreringen sänds vidare till den som handlägger ärendet.

Du får en kvittering när ministeriets e-postsystem har mottagit ditt meddelande. Tidsgränserna gäller även för handlingar som sänds med e-post. Om ministeriets e-postsystem har varit i olag eller ur funktion anses en handling ha inkommit till ministeriet vid den tidpunkt som den har avsänts. I detta fall måste avsändaren kunna framföra en trovärdig utredning om tidpunkten för sändningen. Vid kontakter per e-post tillämpas lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet.

Feedback och frågor av allmän natur om ministeriets verksamhet kan sändas till adressen info@lvm.fi.

På andra webplatser

• Finlex: Lag om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet

Arkivering

Arkivet består av de handlingar som har kommit till ministeriet på grund av dess uppgifter eller som ett resultat av dess verksamhet. Arkivbildningsplanen omfattar namnen på handlingar som kommit till och sänts från ministeriet, förvaringstiden och förvaringssättet samt registreringssättet.

Med hjälp av arkivbildningsplanen fastställer man hur länge handlingar hålls tillgängliga och bevaras samt hur informationstjänsten som hänför sig till dem ska skötas. Arkivfunktionen bestämmer också handlingarnas förvaringsvärde och gallrar ut onödigt material. Arkivbildningsplanen stöder ministeriet i dess uppgifter, främjar handlingarnas tillgänglighet och forskning kring dem samt sådan god informationshantering som avses i offentlighetslagen.

Ministeriets äldsta handlingar från 1918–1956 förvaras i Nationalarkivet. Handlingar från 1957–1979 förvaras i statsrådets arkiv och handlingar från 1980 framåt i kommunikationsministeriets arkiv.

Uppgifter om arbetsgrupper, kommittéer, nämnder, delegationer och lagstiftningsprojekt mm. har från 1998 sammanställts i statsrådets projektregister.