Kommunikationsministeriet 120 år - Ministeriet tar modell av företagsvärlden
Finansiell riskhantering, resultatstyrning och effektivitetsbedömning blir alltmer viktiga i kommunikationsministeriets verksamhet. Ministeriet och dess ämbetsverk har gått från att vara tjänsteproducenter till att bli beställare och marknadsövervakare. Trafik- och kommunikationsförvaltningens controller Marja Heikkinen-Jarnola övervakar kvaliteten hos planerings-, uppföljnings-, och rapporteringssystemen vid ämbetsverken och inrättningarna på ministeriets ansvarsområde samt de uppnådda resultaten i enheterna.
Uppgiften som controller är ny inom ministeriet. Heikkinen-Jarnola inledde sin tjänst 2008. Hon är den första controllern i ett substansministerium. Tidigare fanns det endast en controllerfunktion för hela statsrådet. Modellen för uppgiften har hämtats från företagsvärlden och kommunikationsministeriets controller fungerar som stöd för ministeriets ledning. Arbetsbeskrivningen har skräddarsytts så att den motsvarar behoven inom den offentliga förvaltningen.
- Hela mitt arbete präglas av hanteringen av finansiella och andra risker i ministeriets projekt och nya verksamhetssätt. Dessutom fungerar jag som allmän konsult i ekonomiärenden och deltar i diskussioner för att utveckla lösningar för svåra situationer. Jag är till exempel starkt involverad i bedömningen av de nya finansieringsmodellerna, berättar Heikkinen-Jarnola, som tidigare arbetade som ministeriets ekonomidirektör.
Från budgetfinansiering till företag
Tjänsten som controller vid ministeriet är resultatet av en utveckling som pågått under en lång tid. Kommunikationsministeriet och ämbetsverken och inrättningarna på dess ansvarsområde har genomgått en fundamental förändring sedan början av 1990-talet. Fram till dess producerade ministeriet och de underställda enheterna tjänster genom budgetfinansiering. Bedömningen av de uppnådda resultaten och effektiviteten var obefintlig.
I början av 1990-talet gjordes VR, Post- och televerket samt Bilregistercentralen om till affärsverk, och inom loppet av tio år hade de andra inrättningarna inom förvaltningsområdet följt efter. Nästa steg i utvecklingen var att bolagisera affärsverken, vilket i huvudsak gjordes redan i mitten av 1990-talet, så takten var snabb.
- Övergången från budgetekonomi och ämbetsverkskultur till affärsverk var den största omvälvningen, eftersom inrättningarna själva fick ta ansvar för ekonomin och beslutsfattandet. Sedan dess har deras verksamhet bestått av normal företagsverksamhet och ministeriets relation till dem har tagit formen av ägarstyrning. Nu har de flesta företagen överförts till ägarstyrningen vid statsrådets kansli, säger Heikkinen-Jarnola.
- En annan stor förändring har varit öppnandet för konkurrens. Alla delar i förvaltningsområdet har stegvis öppnats för konkurrens, senast gällde det järnvägstrafiken.
Ekonomiplanering blir allt viktigare
Övergången till en företagsmässig verksamhetsmodell har enligt Heikkinen-Jarnola förbättrat kvaliteten på beslutsfattandet. Kostnaderna för att producera tjänsterna har sjunkit och medborgarna erbjuds i högre grad just sådana tjänster som det finns en efterfrågan på. De nuvarande ämbetsverken har främst som uppgift att övervaka marknaden och dess verksamhet.
- Betydelsen av ekonomitänkande och ekonomiplanering växer hela tiden och numera omfattar projekten mycket stora summor, tiotals eller till och med hundratals miljoner euro. Man har nu långsiktiga finansieringsmodeller för infrastrukturprojekten. De kan sträcka sig över 10-15 år. När tjänsterna dessutom beställs utanför förvaltningen blir kartläggning och hantering av risker allt viktigare, förklarar Heikkinen-Jarnola.
- Uppföljningen av effektiviteten har stegvis förbättrats. Det är viktigt att producera tjänster som motsvarar efterfrågan och som varken håller för låg eller för hög kvalitet.
Enligt controllern kommer förvaltningsområdets ämbetsverk och inrättningar att alltmer börja likna företag i sin verksamhet och betydelsen av god beställarkompetens hos staten ökar.
Faktaruta: En ny verksamhetsmodell utvecklas
- Marja Heikkinen-Jarnola skriver just nu en doktorsavhandling där framtidens verksamhetsmodell för förvaltningen ritas upp.
- Målsättningen är att skapa en intern beställare-producent-modell för den statliga förvaltningen. Tanken är att staten i framtiden ska fungera som ett företag.
- Som exempel kan nämnas förbättrandet av trafiksäkerheten. Kommunikationsministeriet funderar vilket som är det mest effektiva sättet att öka trafiksäkerheten och när beslutet har fattats köper ministeriet effekten av tjänsteproducenterna. Den produkt som anskaffas kan till exempel vara att Trafikverket bygger mitträcken på vägarna eller att effekterna av rörliga polisens arbete ökar genom riktade anslag.
- I den nya modellen vill man att förhållandet mellan anslag, resultat och effektivitet ska vara tätt och tydligt.
Texten är skriven av Hasse Härkönen.
